25/01 - Klopt de handelsfactuur voor uw non-EU zendingen? Of toch niet helemaal?

Het zou vanzelfsprekend moeten zijn om in geval van ontvangen of versturen van zendingen een juiste handelsfactuur te ontvangen van uw leveranciers of zelf te versturen naar uw klanten. Helaas is dat niet altijd het geval.

Een onjuiste handelsfactuur verhoogt de kans op vertraging bij de douane voor zowel import van buiten de EU als exportzendingen naar buiten de EU. Vooral voor tijd-kritische goederen is een vertraging niet gewenst en moet alles in één keer goed gaan. Op dit proces kan uw leverancier of u grote invloed uitoefenen door ervoor te zorgen dat de handelsfactuur helemaal juist is. Als de douane de zending van uw leverancier of van u tegenhoudt omdat er iets niet klopt, dan zal er alsnog een correcte factuur overlegd moeten worden. Eventueel doet de douane zelf waardebepaling. Dit kan voor dagen vertraging zorgen, vaak oplopend tot 15 werkdagen en soms langer. Pas na daarna wordt de zending vrij gegeven en kan de vervoeder de zending bezorgen.

Wij zien dat het risico van een niet kloppende factuur helaas geregeld onderschat wordt. De vervoeder kan niets doen als de zending bij de douane vast staat. Dit is eenvoudig te voorkomen met een kloppende factuur.

Wat is juist en onjuist?
De basis is eenvoudig: er zijn afspraken en richtlijnen over de vereiste factuurinformatie. Dat is dus niet vrijblijvend. Een aantal voorbeelden die tot problemen kunnen leiden: het ontbreken van bijvoorbeeld: incoterms, BTW-nummers, HS-codes of samples met “no commercial value”.

Factuurcheck
Wij helpen u graag met een check voor uw handelsfactuur. Wij hebben voor u zowel een Nederlandstalige als Engelstalige voorbeeld handelsfactuur klaarliggen met uitleg. Wilt u op dit gebied uw zaken heel goed op orde hebben, neem dan contact met ons op. Indien gewenst kunnen wij u ook een toelichting geven.